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O Portal Apareça e Cresça desenvolveu um passo-a-passo detalhado sobre todo o processo de legalização de uma empresa. Para acessá-lo basta clicar: http://www.empresarioaparecaecresca.com.br/index2.php?conteudo=passoapasso
Resumidamente aqui, publicaremos os procedimentos legais para a abertura de empresas adaptado ao Novo Código Civil.

1) Qual será a razão social da sua empresa e como será o quadro societário?

Caso você seja o único integrante da empresa, será classificado como EMPRESÁRIO INDIVIDUAL. E neste caso o nome da empresa será o seu nome. Exemplo: JOSÉ LUIZ DA SILVA. Você poderá também abreviar o nome colocando suas iniciais. No exemplo acima você poderá abreviar o JOSE e o LUIZ. O “DA” por ser preposição não poderá ser abreviado, e o sobrenome também não será. Portanto no exemplo o nome da empresa poderá ser: J. L. DA SILVA
E ainda você poderá adicionar a atividade principal no final do nome empresarial.
Exemplo: JOSÉ LUIZ DA SILVA COMÉRCIO VAREJISTA DE ROUPAS ou J. L. DA SILVA COMÉRCIO VAREJISTA DE ROUPAS

Caso sua empresa seja formada por mais pessoas, ele será denominada LIMITADA. Neste caso a responsabilidade de cada sócio é restrita ao valor de suas quotas, mas todos respondem solidariamente pela totalidade do capital social.
O nome da empresa, ou denominação social, terá que seguir algumas regras de acordo com o Art. 1.158 do novo Código Civil:
Pode a sociedade limitada adotar firma ou denominação, integradas pela palavra final “limitada” ou a sua abreviatura “LTDA”.
1º A firma será composta com o nome de um ou mais sócios, desde que pessoas físicas, de modo indicativo da relação social.
2º A denominação deve designar o objeto da sociedade, sendo permitido nela figurar o nome de um ou mais sócios.
3º No caso da omissão da palavra “limitada”, a responsabilidade dos sócios é ilimitada.

Exemplo: RESTAURANTE SILVA LTDA
Note que a abreviatura de limitada (LTDA) deverá fazer parte do nome empresarial.

Observação: O nome da empresa não poderá estar registrado na Junta Comercial ou no Cartório, isto é, não poderão ser registrados nomes de empresas já registradas.
2) A Atividade da Empresa e o Código da Atividade:

A atividade da empresa irá definir:
* Se a empresa pode ou não optar pelo regime do SIMPLES NACIONAL.
* Regime de Apuração

Confira a lista de atividades vedadas ao Simples Nacional: http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/Legislacao/Resolucao/2008/ResolucaoCGSN/AnexoUnicoResolucaoCGSN50.doc
3) Quais são os Documentos Necessários?

Os documentos básicos para dar início ao processo de legalização são:
Cópia do CPF Autenticada de todos os sócios ou do empresário.
Cópia do R.G. autenticada de todos os sócios ou do empresário.
Cópia autenticada da certidão de nascimento, casamento ou de divórcio do novo sócio.
Cópia autenticada da Escritura, Contrato de Compra e Venda ou Certidão de Ônus reais do Imóvel onde se localizará a empresa.
Contrato de Locação da empresa se for o caso.
Cópia autenticada da Certidão de emancipação no caso de menor de 18 e maior de 16.
Cópia do IPTU do imóvel
Cópia do comprovante de endereço da empresa e de todos os sócios.
4) Registro da empresa – Ato de Constituição:

a) Empresa Limitada – Contrato Social


O Contrato Social, em linhas gerais, estabelece o regime jurídico, as regras para o funcionamento e a liquidação da Sociedade.
Documentos Necessários:
Capa de Processo/ Requerimento para JUCERJA assinada por um dos sócios. Contrato Social em 3 vias.
Visto dos sócios em todas as folhas não assinadas e assinatura dos sócios e de suas testemunhas, na última folha.
Cópia da carteira de identidade dos sócios administradores (autenticadas).
Formulário de Declaração de Desempedimento dos sócios administradores. Se o contrato social possuir cláusula com declaração de desempedimento, não é necessária a apresentação deste formulário.
Ficha de Cadastro Nacional (modelos 1 e 2).
Guia de Recolhimento JUCERJA para pagamento de taxa de serviço.
DARF – Serviço de Registro de Comércio para pagamento de taxa de serviço.
Guia de Recolhimento para JUCERJA, utilizada para a busca do nome, devidamente aprovada.

ATENÇÃO:

I. No caso da empresa enquadrar-se como Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte, obedecendo à Lei nº 9.841, de 05/10/99 (Estatuto Federal da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte), deverá apresentar ainda:
Formulário de Declaração de Enquadramento, assinado pelos sócios em 3 vias.
Capa de Processo/Requerimento Padrão JUCERJA.
II. A Lei nº 9.841/99 dispensa as Microempresas e as Empresas de Pequeno Porte do visto do advogado nos contratos para registro, exigido pela Lei nº 8.906/94. Se a empresa não estiver enquadrada nos critérios de Microempresa ou Empresa de pequeno Porte, é necessário constar o visto de um advogado com seu respectivo número de inscrição na O. A. B., nas 3 vias do Contrato Social.
III. A Inscrição no CNPJ deverá ser realizada 30 dias após o registro do contrato.
b) Empresário (Firma Individual)
Registro do Requerimento de Empresário
Preencher o formulário Requerimento de Empresário.
 

Documentos Necessários:
 
Requerimento de Empresário.
Capa de Processo/Requerimento para JUCERJA.
Cópia da identidade e do CPF do titular (autenticadas).
Guia de Recolhimento JUCERJA para pagamento de taxa de serviço.
DARF Serviço de Registro de Comércio para pagamento de taxa de serviço.
Guia de Recolhimento para JUCERJA, utilizada para a busca do nome, devidamente aprovada.
 c) Sociedade Simples – Cartório


 O Contrato Social, em linhas gerais, estabelece o regime jurídico e as regras para o funcionamento e a liquidação da sociedade e deverá ser registrado em cartório.
Documentos necessários:
 
Contrato social em 2 vias, com firma reconhecida de todos os sócios.
Vistos dos sócios em todas as folhas não assinadas e assinatura dos sócios e de suas testemunhas, na última folha.
Requerimento, com firma reconhecida de um dos sócios, ou procurador (modelo do cartório).
Certidão Criminal, nos cartórios de 1º ao 4º Ofício do Registro de Distribuição,, do(s) administrador (es) exceto para as Microempresas ou as Empresas de Pequeno Porte, de acordo com o artigo 6º, da lei nº 9.841/99(Estatuto da Microempresa).
Visto do advogado com o número da O. A. B. exceto para as Microempresas ou as Empresas de Pequeno Porte.
Pagamento de taxa em guia própria do Cartório.

5) Receita Federal

O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica CNPJ é o cadastro administrado pela Receita Federal que registra, as informações cadastrais das pessoas jurídicas.
 O CNPJ substituiu o Cadastro Geral de Contribuintes do Ministério da Fazenda (CGC) e, em decorrência disto, os cartões CGC perderam a validade a partir de 01/07/99, não havendo, entretanto, modificação no número de inscrição.
A partir de 01/11/2002, os cartões CNPJ também perderam a sua validade e não estão sendo mais emitidos. Com a extinção do Cartão do CNPJ, a comprovação da condição de inscrito passa a ser feita mediante consulta no site da Secretaria da Receita Federal, selecionando a

6) Secretaria da Fazenda Estadual

A empresa que tem atividade de Circulação de Mercadorias deve solicitar sua inclusão no Cadastro de Contribuintes do Imposto sobre Circulação de mercadorias e Serviços, ICMS, obtendo, assim, sua Inscrição Estadual. A inscrição é feita nas Unidades de Cadastro e de Fiscalização da Secretaria de Estado da Receita.
 
Documentos Necessários:
 
Com exceção do DARJ (Documento de Arrecadação do Estado do Rio de Janeiro) e do DOCAD (Documento de Cadastro do ICMS), todos os demais documentos serão apresentados em cópia reprográfica autenticada.
 
I. Original do DARJ relativo ao recolhimento da Taxa de Serviços Estaduais
II. Documento de Cadastro do ICMS – DOCAD – em 3 vias originais
 
OBSERVAÇÕES:
 
1. No caso de uma sociedade constituída por mais de três sócios, deverá ser anexado ao DOCAD o formulário DOCAD Folha Complementar.
 
2. O DOCAD deverá ser assinado pela pessoa física indicada como responsável ou por seu procurador, constituído por instrumento público (registrado em cartório) ou particular.
 
3. No caso do DOCAD ser assinado por procurador, deverá ser apresentada uma cópia autenticada da procuração pública ou particular, outorgada pelo sócio ou pelo titular.
 
 
III. Documentos referentes à sociedade ou ao empresário:
 
1. Instrumento constitutivo da sociedade ou empresário, devidamente arquivado na Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro (JUCERJA) ou no cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas (RCPJ).
 
2. Comprovante de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica CNPJ.
 
 
IV. Documentos referentes ao imóvel onde o requerente exercerá sua atividade:
 
1. Primeira folha do IPTU do imóvel, para confirmação do correto endereço do estabelecimento e identificação do código do logradouro.
 
2. Comprovante de propriedade do imóvel, caso seja próprio; ou do contrato de locação do imóvel, devidamente acompanhado de documentação que identifique o seu proprietário; ou da autorização da Administração do Shopping Center ou local assemelhado para ocupação de área de circulação (quiosque localizado no corredor ou no estacionamento do empreendimento); ou do licenciamento da municipalidade ou instrumento que autorize a ocupação do solo, no caso de contribuintes que vão exercer atividades de organização rudimentar em quiosques, trailer ou reboque, minibar, carrocinha, barraca ou veículos de qualquer natureza localizados em vias ou logradouros públicos.
 
3. Autorização expressa do proprietário para a utilização do imóvel com fins comerciais, quando se tratar de edificação unifamiliar (casa) e, no contrato de locação, constar o uso residencial.

7) Prefeitura Municipal

Cada município tem uma sistemática diferente para fazer a inscrição de uma empresa. É um órgão pouco informatizado e requer preenchimento manual de muitos formulários e taxas.
Para obter maiores informações, sugerimos uma visita à Prefeitura de sua cidade.

Cumpridas as exigências dos passos anteriores, deverá ser solicitado à Prefeitura local o Alvará de Licença e Funcionamento e, quando for o caso, a inscrição no Imposto Sobre Serviços.
 
O Alvará é uma licença concedida pela Prefeitura, permitindo a localização e o funcionamento de estabelecimentos comerciais, industriais, agrícolas, prestadores de serviços, bem como de sociedades, instituições, e associações de qualquer natureza, vinculadas a pessoas físicas ou jurídicas.
 
O funcionamento sem alvará caracteriza o estabelecimento como ilegal e pode acarretar seu fechamento e punição dos responsáveis, na forma de lei.
 
 

INSCRIÇÃO MUNICIPAL
 
 
Os prestadores de serviços estão obrigados a efetuar a inscrição no cadastro de contribuintes do Município, obtendo sua Inscrição Municipal. A inscrição municipal é feita automaticamente junto com a obtenção do alvará.
 No caso de Nova Friburgo, O Alvará de Licença para Estabelecimento será expedido após o cumprimento das etapas anteriores e os documentos necessários são:
 
Xerox do contrato social / requerimento de empresário
Xerox da declaração de microempresa
Xerox do cartão do CNPJ
Habite-se
Certidão do Corpo de Bombeiros
Pagamento da taxa de alvará
Xerox do título de propriedade (escritura pública), IPTU e contrato de locação com firma reconhecida.

8 ) AGÊNCIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL – APS
 
Toda empresa deve se inscrever no INSS – Instituto Nacional do Seguro Social. Sua matrícula é feita simultaneamente com a inscrição no CNPJ.
O titular ou sócio da empresa é classificado como contribuinte individual e tem de fazer sua inscrição na Agência da Previdência Social.

Em resumo, este é o processo de legalização de uma empresa. A ajuda de um contabilista é essencial neste processo.
Estamos ao seus dispor para esclarecer todas as suas dúvidas em relação a legalização de sua empresa. Disponha do espaço abaixo para fazer os seus comentários e suas perguntas.